Radiotherapiegroep stapte vrijdag 19 juni 2020 succesvol over op HiX. Hieronder leest u hoe diverse medewerkers van het ziekenhuis de afgelopen implementatieperiode hebben beleefd en HiX ervaren.
Karin Mondriaan, voorzitter van de raad van bestuur
"De patiënt is de grote winnaar van ons nieuwe EPD. Die beschikt straks over een online patiëntenportaal waar die zijn of haar eigen gegevens kan inzien. Alle locaties van Radiotherapiegroep beschikken over dezelfde, actuele gegevens. Dat geeft ons ook de mogelijkheid om patiënten in voorkomende gevallen meer keuzevrijheid te geven in hun behandellocatie."
"Voor onze eigen organisatie betekent de overstap naar HiX dat we onze bedrijfscontinuïteit borgen. Is er een keer storing met apparatuur op één van onze locaties, dan kunnen andere locaties gemakkelijker bijspringen. Zo wordt onze patiënt zo snel mogelijk geholpen. Ook kunnen we door HiX onze medewerkers flexibeler inzetten op alle locaties."
"We kunnen dus met z’n allen vooruitkijken! Niet alleen binnen onze eigen locaties, maar ook regionaal wordt de samenwerking door HiX soepeler. Vanuit zeven ziekenhuizen komen patiënten naar Radiotherapiegroep toe. Doordat de meeste van deze ziekenhuizen ook met HiX werken, biedt dat in de toekomst mogelijkheden om eventueel toe te groeien naar een regionaal EPD."
"Ook op gebied van business intelligence maken we een grote sprong. Zo willen we onze nieuwe datawarehouse van HiX inzetten om regionaal meer data te kunnen delen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek."
Guido Bentelaar, programmamanager EPD
“Zo’n implementatietraject laat zich nog het beste vergelijken met een teamsportprestatie.”
“Samen met ChipSoft is er een heel mooi dossier ontwikkeld. Radiotherapie is niet zomaar een specialisme; je hebt te maken met high end technologie die doorgaat tot in de patiëntbestraling. Daarin zijn we uniek, want alle benodigde apparatuur hangt in een keten met elkaar samen. Dat vraagt wat van je ICT. Onze insteek was dat HiX hierin leidend moest zijn. Dat betekende ook dat ChipSoft nog stappen in hun EPD moest maken. Het resultaat mag er zijn: HiX sluit goed aan op al onze processen en beweegt flexibel mee.”
"De eindstreep, vrijdag 19 juni, markeerde direct het begin van een nieuwe fase. Guido: “Onze mensen moeten even een leercurve door. Persoonlijk kijk ik erg uit naar het moment dat ik van eindgebruikers hoor dat dit EPD beter en fijner werkt. Dat zou de ultieme beloning zijn. Als projectteam zijn we ervan overtuigd dat dit moment al snel na livegang gaat komen.”
Vincent Althof, klinisch fysicus
“De start met HiX voelt als het binnenhalen van een schip van de zilvervloot. Vanaf het begin heb ik de overtuiging gehad dat er iets vreselijk moois uit dit implementatietraject kon komen. Onze organisatie had dit EPD écht nodig, niet alleen op het gebied van functionaliteiten, maar ook als je kijkt naar het harmoniseren van processen binnen onze fusieorganisatie.”
“Toen het coronavirus uitbrak dacht ik dat we de implementatie nooit gedaan zouden krijgen. We hadden ineens geen fysieke bijeenkomsten meer. Dat werkt natuurlijk niet positief en maakte het schakelen met elkaar een stuk lastiger. Om elkaar echt goed te kunnen begrijpen, is het fijner als je face tot face contact met elkaar hebt. Daarom vind ik het een ongelooflijke wereldprestatie dat we dit met z’n allen voor elkaar hebben gekregen.”
“Als klinisch fysicus was mijn grootste prioriteit dat HiX de workflow van de radiotherapie begrijpt. Het EPD moet snappen welke stappen er genomen worden en welke data hiervoor nodig is. In HiX werken we bijvoorbeeld met een bestralingsvoorschrift, dat naar een radiotherapiesysteem moet worden gestuurd. Dit systeem ontwikkelt een behandelplan en stuurt vervolgens data terug met een unieke identifier, die HiX moet kunnen koppelen aan het bestralingsvoorschrift. Dat is heel belangrijk. ChipSoft heeft dat voor ons helemaal nieuw ontwikkeld. Daar ben ik erg blij mee. Via die identifier kunnen we namelijk ook het bewijs van een bestraling op de juiste plekken in HiX laten terugkomen."
“HiX gaat ons enorme voordelen opleveren, daar ben ik van overtuigd. Mede vanwege de eisen die de overheid stelt waren toe aan een EPD dat ons voorziet in een koppeling naar andere zorginstellingen toe, een patiëntenportaal en de borging van de financiële afhandeling. Daarin maken we met HiX een grote sprong vooruit.”
Paul Jeene, radiotherapeut
“Binnen ons vakgebied werken we heel geprotocolleerd; 90% van de patiënten krijgt een standaardbehandeling, waarbij het aantal bestralingen en controles vooraf vaststaat. Dit wilden we zoveel mogelijk automatiseren om de doorlooptijd voor patiënten te verkorten en onze efficiëntie als organisatie te vergroten. We hebben dit nu zo ingericht, dat het een gestroomlijnd proces is. ”
”Met HiX kunnen we veel meer gebruikmaken van sjablonen en standaard teksten. Dat past bij de uniforme wijze van dossiervoering die wij nastreven en scheelt ons veel werk. Hoe vaak ik in het oude dossier zinnetjes heb getypt als ‘de lymfklier is niet te voelen’ of ‘de borst ziet er zo en zo uit..’, dat is ontelbaar. In HiX leggen we dit in no-time vast.”
“Ook het hergebruiken van data is een stap vooruit. Data die wij naar onze bestralingsapparatuur sturen, zoals stralingstechniek en doses, wilden we ook in een fatsoenlijke zin in het consultformulier en de patiëntenbrief overnemen. Dat levert namelijk heel veel tijdwinst op. Bovendien vermindert de foutgevoeligheid en is het leuker, want wie typt er nou voor zijn lol drie keer hetzelfde?! Hier hebben we een mooie slag mee geslagen.”
“Ik ben trots dat we met z’n allen een uitgekristalliseerd product hebben neergezet. We wilden graag een zo strak mogelijke generieke werkwijze, met de flexibiliteit om een uitstapje te maken als de situatie daar om vraagt. Door onze basisflow hetzelfde te houden, hebben we een stabiele backbone. Dat is fijn voor ons, maar vooral voor de patiënt.”
Dorien Haverkort, Radiotherapeut-oncoloog
“Of het nu gaat om doktersassistentes, laboranten of artsen, iedereen ging er vól voor. Er zijn avonden geweest dat ik een ingeving kreeg en die om 22.00 uur in de groep gooide, als geheugensteuntje om er de volgende dag op terug te komen. Vaak kreeg ik al binnen een paar minuten reacties binnen. Dat zegt een hoop over de teamgeest en de drive van iedereen om er iets moois van te maken. Ongekend!”
“Ik denk dat we heel tevreden mogen zijn met ons nieuwe EPD. Natuurlijk zijn er nog verbeteringen mogelijk, daar gaan we de komende tijd hard aan werken. Als je ziet wat er nu al geautomatiseerd en gestandaardiseerd is… Dat maakt ons werk echt een stuk prettiger. We hoeven veel minder herhalende handelingen te doen. Dat is groot voordeel. Voorheen schreef ik voor tien patiënten precies dezelfde tekst op. Die handelingen ben ik nu kwijt.”
"Iedereen zal even moeten wennen, maar dat is logisch. In het begin kost iedere verandering meer energie, maar hopelijk zal al snel iedereen de verbeteringen merken. HiX is een grote vooruitgang voor ons personeel, maar ook voor onze patiënten, die via hun eigen portaal toegang krijgen tot hun eigen gegevens. Mooi toch?!”
Marthe Plagman, domeinleider Functioneel
“Ik heb echt naar vrijdag 19 juni uitgekeken. Vanaf dat moment stopte het inrichten en het testen van ons HiX-EPD en was alles ineens écht. Nu gaan we de volgende fase in, waarin we natuurlijk blijven doen wat we al deden: patiënten helpen met de beste behandeling. Alleen werken we nu gemakkelijker over alle locaties heen.”
“Tijdens het inrichtingstraject zat ik diep in de ontwikkeling van de koppeling, ofwel de RT-exchange, tussen HiX en ons treatmentplanningssysteem. Dat zit nu heel mooi in elkaar. Ik ben heel benieuwd hoe mijn collega’s dit gaan ervaren. Voor mij voelt het HiX inmiddels heel vertrouwd aan, ik hoop dat dit voor de collega’s ook snel zo gaat voelen. Dat we naar één geïntegreerd systeem gaan, is natuurlijk al 100% beter dan we hadden.”
