Na vier maanden met elektronisch patiëntendossier (EPD) HiX wil SeysCentra niet anders meer. Het centrum, dat gespecialiseerd is in de behandeling van ernstige eetproblemen (ARFID) en onzindelijkheid bij kinderen en jongeren, moest even wennen aan het nieuwe EPD, maar merkte direct de voordelen.
Eric Dumont (hoofd behandeling) en Debbie van Druten (orthopedagoog, IMH-specialist en behandelcoördinator) telden in juni de dagen af naar de livegang. De hoge verwachtingen van toen komen nu uit, al moest er na de go live ook nog wel wat gefinetuned worden.
"We keken erg uit naar de sessieregistratie in HiX", vertelt Debbie van Druten. Hierbij voeren de behandelaars tijdens de sessie met een kind informatie in op de laptop, waar HiX automatisch een overzichtelijke grafiek van maakt. Alle gegevens worden daarbij opgeslagen in het EPD van het kind en die data gebruikt SeysCentra voor onderzoek. "Vanaf het begin is iedereen hier dan ook heel erg enthousiast over."
Enthousiasme op de werkvloer
De behandelaars van SeysCentra hadden de nieuwe sessieregistratie snel in de vingers. "Ze werken hier dagelijks mee en deze oplossing levert ze heel veel tijd op", vertelt Van Druten. "Voorheen noteerden we alles op papier en het uitwerken van de grafieken, bijvoorbeeld, gaat nu automatisch. Daar hoor je veel enthousiasme over op de werkvloer."
"Het levert tijd, gemak en overzicht op én het is minder foutgevoelig", zegt ook Eric Dumont. "Maar dat geldt niet alleen de sessieregistratie; HiX geeft ons ook een mooie basis om het MDO efficiënter te voeren en we kunnen heel snel relevante gegevens oproepen, zoals het gewicht van het kind. Heel fijn! Natuurlijk zijn er ook onderdelen waar sommige collega's nog even aan moeten wennen of die we nóg beter kunnen inzetten, maar daar werken we hard aan. We zijn ook alert op de collega's die wat meer moeite hebben om hun gewoontes om te zetten naar nieuwe gewoontes."
Data verzamelen
Sinds juli werkt SeysCentra ook voor het eerst met een cliëntenportaal, waar vooral de ouders van de cliënten gebruik van maken. Het nieuwe, geïntegreerde portaal is belangrijk omdat ouders hiermee scores van hun kinderen thuis kunnen invoeren. En SeysCentra zodoende geautomatiseerd data kan verzamelen, iets dat eerst handmatig en op papier ging.
Van Druten: "Het portaal in HiX geeft per kind een goed beeld. Voorheen kostte dat veel meer tijd en moeite. Ook de communicatie met de ouders verliep volledig via papier. Dat neemt het portaal nu over. Van een goed werkend portaal worden we allemaal – ouders en collega's – enthousiast. We werken er dus continu aan om het portaal optimaal in te richten. In het begin verliep dat nog wat stroef en waren er gewenningsproblemen, maar we verwachten dat het portaal de komende periode steeds soepeler gebruikt gaat worden. De eerste finetune-wensen van de ouders komen zelfs al bij ons binnen."
Een van die wensen is een uitbreiding van de getoonde data. Dumont: "Wij wilden de ouders niet vermoeien met veel data, dus kozen ervoor niet alles te tonen. Nu blijkt dat ze toch behoefte hebben aan die gegevens. Dat gaan we voor hen aanpassen. Het gaat dan onder andere om het beschikbaar stellen van registratielijstjes. Thuis vullen zij die zelf in, waarna ze automatisch in het portaal komen, maar zij willen óók graag inzien wat wij tijdens het bezoek van hun kind in het behandelcentrum registreren. Zodat ze die gegevens met elkaar van thuis en van ons kunnen vergelijken."
Professioneler
De behandelaar en de coördinator zijn het er unaniem over eens dat het er nog professioneler op is geworden bij SeysCentra. Van Druten: "We hoeven de verslagen niet meer te printen, communiceren sneller met de ouders en typen de dagrapportages direct mee, waarna de ouders op het einde van de dag kunnen inzien wat hun kind gedaan heeft. We ervaren al veel praktische voordelen en denken dat we steeds meer voordelen gaan ervaren."
Dumont: "Qua communicatie en qua toegankelijkheid voor cliënten en ouders zijn we door de komst van HiX professioneler geworden. Voor de toekomst hopen we dat dit ook geldt voor de communicatie met en verwijzingen naar ziekenhuizen. Door die professionelere opzet ga je als zorginstelling je werkprocessen ook anders inrichten. Met onze zorg zitten wij in een niche. Dan wil je de diepte in kunnen en snel plus efficiënt kunnen werken met een betrouwbaar systeem."
Controle op volledigheid
Dat betekent ook een goede controle op de volledigheid van registraties. Dumont: "Geef je mensen de ruimte om iets niet te registreren, dan nemen ze die ruimte. Daardoor loop je als zorginstelling inkomsten mis. HiX ondersteunt ons door belangrijke registraties te verplichten."
Onder de streep zijn Dumont en Van Druten blij met het nieuwe EPD. "Bij iedere overstap moet je wennen. De nieuwe werkwijze moet daarom echt nog een beetje ons DNA worden. Maar daar heb ik na vier maanden alle vertrouwen in. We moeten onszelf en elkaar die tijd ook even geven. En intussen denken we aan de volgende stappen in de doorontwikkeling. Want ook als je een heel mooi systeem hebt, blijf je voortdurend denken aan wat nog meer handig zou kunnen zijn."
