Het afgelopen jaar kozen meerdere huisartsenpraktijken voor HiX als elektronisch patiëntendossier. Maar wat gebeurt er na die keuze? Hoe ziet het implementatietraject er globaal uit voor deze praktijken? In dit artikel nemen we u mee in de verschillende stappen en delen de huisartsen van huisartsenpraktijk De 1e Lijn hun ervaringen.
De implementatie van HiX voor een huisartsenpraktijk duurt ongeveer veertien weken. Dit traject is opgedeeld in vijf fases, die elkaar overlappen:
- Projectvoorbereiding
- Conversiefase
- Projectfase - aanleveren informatie
- Projectfase - Inrichten
- Livegang en nazorg
Projectvoorbereiding
In de projectvoorbereidingsfase worden alle praktijk- en medewerkergegevens verzameld en leveren de huisartsenpraktijken onder meer de juiste certificaten aan, zoals een certificaat voor de BSN-controle of voor het Landelijk Schakelpunt (LSP), voor de medicatiebevraging. ChipSoft begeleidt de aanvraag van de certificaten door een helder stappenplan aan te reiken en de juiste formats te delen. Vervolgens installeert ChipSoft de certificaten, zodat ze gereed zijn voor gebruik in HiX. Tegelijkertijd maken de medewerkers via de e-learning kennis met de functionaliteiten van HiX en krijgen zij handige tips and tricks.
Conversie
In deze fase haalt ChipSoft de 'oude data' op bij de huidige leveranciers van de praktijk. Hoe sneller zij die aanleveren, hoe sneller die patiëntgegevens ingeladen kunnen worden in de HiX-omgeving.
Nadat data overgezet is van het oude systeem naar HiX, doen de huisartsen een inhoudelijke check. Eenmaal ingeladen, kan de praktijk testen of alle data, zoals medicatie, emails en aandachtspunten over de patiënt goed zijn overgekomen. Dit doen zij aan de hand van een checklist. Vaak wordt dit ervaren als een prettig moment, omdat de huisartsen de bevestiging krijgen dat alles juist is overgezet.
Iris Martha, huisarts: "In deze fase hebben wij de taken onderling verdeeld en bepaald wie voor welk stuk verantwoordelijk was. Zelf was ik verantwoordelijk voor het stuk 'patiëntendossier', dus na de proefconversie die aangeleverd werd door HiX, ben ik met name gaan kijken: zijn alle patiëntgegevens goed over gekomen? Klopt de medicatie? Zijn de episodes goed meegekomen? Dergelijke patiëntgebonden taken… Andere collega's hebben zich gericht op het financiële stuk of juist op het portaal en hoe we dat eruit willen laten zien."
Projectfase – aanleveren informatie
De eerste drie weken van de projectfase staan in het teken van het aanleveren van informatie door de praktijk. Dit betreft onder meer informatie voor het patiëntenportaal, de agenda's en de inrichting van alle financiële gegevens. In deze fase worden belangrijke keuze gemaakt, bijvoorbeeld hoe de agenda's moeten worden ingericht en welke snelteksten wenselijk zijn bij consultregistraties. Zo kunnen er al veel veelgebruikte teksten worden klaargezet.
Een ander belangrijk punt is de inrichting van orders, waarmee huisartsen elkaar en hun assistenten opdrachten kunnen geven. Deze orders zijn geïntegreerd in HiX waardoor afgeronde orders direct in HiX verwerkt worden. Die integratie wordt door veel huisartsen als een pluspunt ervaren ten opzichte van werken met niet-geïntegreerde agenda-afspraken.
Na het aanleveren van informatie gaat de projectfase verder met het inrichten. Wil de praktijk naast een hoofdagenda ook een agenda per assistent? Of niet? Hoe moet de rastering eruit zien, waarin wordt aangegeven wanneer de consulten, e-consulten, pauzes en tijdvakken voor vergaderingen zijn? Deze inrichting is praktijkspecifiek. Ook de inrichting van het financiële proces wordt in deze periode uitgevoerd, op basis van de landelijke tarieven en rekening houdend met de afspraken met verzekeraars. De ervaring leert dat huisartsen het erg prettig vinden hierover mee te denken, omdat zij de mogelijkheid krijgen om de inrichting passend te maken bij de werkprocessen op de praktijk.
Projectfase - inrichting
De inrichting zelf strekt over een periode van ongeveer 6 weken. HiX en de koppelingen naar andere systemen worden zodanig neergezet, dat alles op de projectdag getest kan worden. Op die dag doorlopen twee consultants van ChipSoft samen met de huisartsenpraktijken het gehele werkproces. De medewerkers van de praktijk geven hun bevindingen aan en verbeterpunten komen op een actielijst, die direct na de projectdag door ChipSoft wordt uitgewerkt. Inmiddels zitten we twee weken voor de livegangdatum, hét ideale moment om ook de overige medewerkers (klassikaal) op te leiden. Op die manier zit alle kennis vers in geheugen op het moment van livegang.
De opleidingen zijn op het kantoor van ChipSoft, want de meeste huisartsenpraktijken hebben geen opleidingsruimtes en laptops om op te oefenen. De huisartsen worden bij toerbeurt opgeleid, zodat de praktijk gewoon kan blijven draaien. Bij de opleiding oefenen zij op hun eigen HiX-omgeving, zodat ze veel gegeven herkennen. Tevens een mooi checkmoment van het gehele proces.
Iris Martha, huisarts: "Qua inrichting kunnen we met de begeleiding van ChipSoft heel veel dingen zelf. Eén van de assistentes heeft bijvoorbeeld de hele agenda ingericht. Ze heeft alle verwijsbrieven, zoals ze in het oude systeem stonden, in HiX verwerkt. Dat gaat heel goed, zolang je de taken maar goed verdeelt over de beschikbare mensen."
"Waar je in deze periode ook achter komt, is dat je voor onderdelen in het nieuwe systeem een andere benaming hebt dan in het systeem dat je gewend was. Die zul je op een andere manier moeten herschrijven. Om een voorbeeld te noemen: in ons vorige systeem hadden we een memoblok in ons scherm, in HiX is dat dit een blok 'Aandachtspunten' geworden. Zo zijn er heel veel verschillen die je allemaal met elkaar moet afstemmen."
Milou Dekkers - Van Vondelen, praktijkmanager en doktersassistente: "De opleidingen waren heel duidelijk en fijn. Daarnaast hebben we veel telefonisch contact gehad en zijn we met online materiaal goed op de hoogte gebracht van allerlei informatie, waar iedereen mee uit de voeten kon.
Livegang en nazorg
Een week na de opleiding en een week voor het afgesproken livegangmoment, stellen de huisartsenpraktijk en ChipSoft samen vast of alle verbeterpunten in de inrichting verwerkt zijn. Er volgt een officieel go/no go-moment, waarna – bij een go – alles in het teken staat van de naderende livegangdag. Voorafgaand aan die dag is er meestal één dag waarop de praktijk gesloten is voor patiënten. Op die dag draait de uiteindelijke conversie en worden alle koppelingen in de productieomgeving aangesloten. De dag erna – op de feestelijke livegangdag - gaat de praktijk open. Veel praktijken kiezen er samen met ChipSoft voor om die dag een dubbele tijd per afspraak te hanteren. Vanaf nu werkt de gehele praktijk met HiX!
Huisartsen hebben HiX snel in de vingers. Om de puntjes op de i te zetten, is er de eerste dagen na de livegang nog dagelijks contact met onze consultants. Op één dag komen de consultants nog langs, meestal op het moment van de eerste facturatie.
Ervaring De 1e Lijn
Tuba Sariozkan, huisarts: Wij hebben geprobeerd zoveel mogelijk zelf te doen. Vooral onze assistentes hebben hierbij veel werk verricht. Die tip wil ik andere praktijken graag meegeven: probeer het zelf, want het is heel leerzaam."
Iris Martha: Een overstap naar een nieuw EPD vraagt veel tijd. Daarnaast hebben we nu te maken met COVID-19, wat ook intensief is. Maar al met al was onze HiX-implementatie een prettige ervaring en een grote stap vooruit op het gebied van ICT-ondersteuning. We hebben nu een toekomstbestendig en innovatief systeem dat het programma OPEN ondersteunt en ons meer online tools biedt, iets wat door de coronapandemie nóg belangrijker is geworden. Bovendien krijgen onze patiënten meer autonomie door het geïntegreerde online patiëntenportaal en ondersteunt HiX ons straks optimaal bij de samenwerking met andere zorgverleners. Door dit innovatieve dossier hopen en verwachten wij meer tijd voor de patiënt te krijgen en minder administratieve handelingen te verrichten. Dat maakt HiX voor ons van grote meerwaarde."
Huisartsenpraktijk De 1e Lijn werd bij de implementatie bijgestaan door Bea Klompmaker, teamleider huisartsenzorg bij ChipSoft. Bea: "Wij merken dat huisartsenpraktijken, die doorgaans geen eigen IT-beheerorganisatie hebben, behoefte hebben aan extra ondersteuning. Die geven wij graag, onder andere met een helder implementatieplan, waarin per fase staat beschreven wat er wordt verwacht van de huisartsenpraktijk en welke ondersteuning wij bieden."
Wilt u meer weten over wat een HiX-implementatie betekent voor uw huisartsenpraktijk? Stuur een mail naar communicatie@chipsoft.nl en dan wij nemen snel contact met u op.
