Basalt en Rijndam Revalidatie implementeren HiX in coronatijd
Na de keuze voor een nieuw elektronisch patiëntendossier wordt gestart met de voorbereiding die uiteindelijk leidt tot de implementatie van het EPD. De voorbereidingsfase brengt nieuwe uitdagingen met zich mee omdat de invoer van nieuwe software gepaard gaat met nieuwe en efficiëntere werkwijzen. Basalt en Rijndam doorlopen samen het implementatietraject. Implementatiemanagers Marjolijn van Werkhoven (Basalt Revalidatie) en Martin Smeulers (Rijndam Revalidatie) geven een inkijk in hun aanpak.
Onderverdeling in fases
Projectmatig bestaat de implementatie van HiX in Basalt en Rijndam uit een voorbereidingsfase, implementatiefase, opleidingsfase en, na ingebruikname, nazorg. Martin Smeulers: "In de voorbereidingsfase zijn we aan de slag gegaan met de minimale normeisen om met HiX aan de slag te kunnen. Die hebben we vormgegeven in een boekje 'Uitgangspunten inrichtingsprincipes'. Dat boekje hebben we meegenomen naar de implementatiefase, waar we nu in zitten."
Conversie en uniformeren
Een belangrijk onderdeel van de implementatie is conversie van 'oude' data naar het nieuwe systeem HiX. Daarom vinden tijdens de implementatiefase onder meer de conversietesten plaats en mappingwerkzaamheden. Hierbij staat de vraag centraal: welke informatie uit het oude systeem komt overeen met informatie in HiX? Ook komt de specifieke inrichting van het behandelplan, de financiële gegevens en agenda's aan bod.
Basalt en Rijndam kozen niet alleen voor HiX om de zorg optimaal te ondersteunen met een geïntegreerd informatiesysteem maar ook omdat uniforme registratie en werkprocessen hoog op de agenda stonden. Doordat de standaard content van HiX diverse kant-en-klare 'inrichtingssmaken' biedt, wordt uniformiteit bereikt en kunnen implementaties snel worden uitgevoerd. Met als resultaat: meer eenduidigheid in het werkproces. Marjolijn van Werkhoven: "Door de standaard content kunnen wij veel meer uniformeren, zodat iedereen na de ingebruikname van HiX op dezelfde, eenduidige manier werkt. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op fouten."
Werkgroepen en domeinen
Om de implementatie in goede banen te leiden, hebben Basalt en Rijndam gekozen voor een indeling in werkgroepen in verschillende domeinen: zorggerichte werkgroepen, werkgroepen die zich richten op de planning, klinische werkgroepen en aspectgroepen. Van Werkhoven: "We hebben geprobeerd de gehele organisatie te vertegenwoordigen in de werkgroepen. Dat zijn de mensen uit de zorg: de revalidatieartsen, ergotherapeuten, fysiotherapeuten, logopedisten en de verpleging. Maar ook de mensen aan de financiële kant, zoals de business controllers en de technische kant, zoals functioneel beheerders, om het technisch in te richten. We hebben van alle kanten mensen betrokken om alle informatie te borgen in het systeem, maar ook om iedereen mee te nemen en op te leiden in het systeem. Door COVID 19 is dit wel in kleinere groep mensen geweest dan we in eerste instantie wilden doen."
Zorggerichte werkgroepen
De zorggerichte werkgroepen werken aan het revalidatiedossier en bespreken de werkwijze inclusief de registraties per fase van de behandeling en de behandelcommunicatie. Dit is gekoppeld aan een behandelplan voor de patiënt. In de behandelcommunicatie kunnen alle betrokken specialismen rapporteren op de behandeldoelen en na evaluatie kunnen de bijgestelde doelen en afspraken daar weer in worden vastgelegd.
Complexe planning
De werkgroepen die zich richten op de planning, hebben een complexe uitdaging. Van Werkhoven: "Veel revalidatiepatiënten hebben afspraken bij meerdere behandelaren, in vaststaande volgordes. Het inplannen hiervan vraagt om perfecte afstemming van personeel, ruimtes en benodigde resources."
Verpleegkundige dossier en aspectgroepen
De klinische werkgroepen werken voornamelijk aan de invulling van het verpleegkundig dossier en de opnameplanning. Deze groep richt de activiteitenplannen en de verpleegkundige methodiek in. Als laatste zijn er nog de aspectgroepen. Van Werkhoven: "Deze groepen zijn werkgroepoverstijgend en richten zich op autorisaties, opleiden en testen. Alle groepen samen moeten ervoor zorgen dat het dossier compleet is en past bij de revalidatiezorg."
Procesaanpassing vanwege COVID-19
Waar de implementatiefase, normaal gesproken, veelal op locatie plaatsvindt, vraagt corona om een andere aanpak. Dit betekent onder meer: minder mensen tijdens fysieke bijeenkomsten. Martin Smeulers: "Wij zaten net in de voorbereidingsfase toen de coronacrisis uitbrak. We zagen het vervolg van de implementatie echt in gevaar komen, dus we hebben qua proces enorm moeten aanpassen."
Dat betekent met name dat het uitgangspunt van de implementatie veranderde. Smeulers: "Wij zijn overgeschakeld naar alleen een technische implementatie, in plaats van de zorginhoudelijke verandering die we eigenlijk ook zouden doorvoeren. Ons plan was om direct te zoeken naar harmonisatie over beide organisaties. Dat is nu meer op de achtergrond gekomen. Daar waar mogelijk, hebben we die harmonisatie doorgevoerd, maar we hebben er geen extra arbeid voor verricht."
Om er toch voor te zorgen dat medewerkers op locatie konden werken aan de implementatie, is de bemensing van de werkgroepen ingedikt. Smeulers: "Daarbij ondersteunde ChipSoft ons 'remote', op afstand. Dat ging heel goed, maar vroeg enorm veel flexibiliteit van iedereen die hierbij betrokken was."
Laatste stappen
Als een van de laatste stappen, testten Basalt en Rijndam met behulp van integrale testscripts het nieuwe EPD door, vanaf het moment van de patiëntinschrijving, via de opname en de behandeling tot en met het ontslag, de nazorg en de financiële afhandeling. In deze fase in het proces vindt ook de finetuning van de autorisaties plaats en worden de laatste puntjes op de i gezet qua inrichting.
Daarna volgden de opleidingen voor de medewerkers die niet in de werkgroepen hebben gezeten. Die verliepen volgens het Teach The Teacher-principe (TTT). Daarbij leiden consultants van ChipSoft de medewerkers van Basalt en Rijndam op, die op hun beurt de eigen collega's trainen. Deze trainers zijn via E-learning en online scholing opgeleid. Ook zijn er specifieke HiX Expert-trainingen gegeven om de periode rondom livegang medewerkers extra te scholen. Van Werkhoven: "Zo hebben we ervoor gezorgd dat iedereen bij de Go Live alle kennis vers in het geheugen heeft en direct aan de slag kan."
Veranderproces
Smeulers: "Een veranderproject als deze betekent dat er veel verandert in het werkproces van onze medewerkers. Het is belangrijk om iedereen daarin goed mee te nemen. Wij doen dat door de inzet van onze interne communicatiemiddelen, zoals intranet, vlogs, animatiefilmpjes en flyers. Daarnaast informeren we ons bestuur en management uitvoerig. Zij nemen de medewerkers ook mee in alles wat verandert. En tenslotte wordt iedereen, zoals Marjolijn aangaf, uitvoerig opgeleid."
"Opleiden is heel belangrijk", benadrukt Van Werkhoven. "Ondanks corona hebben deze opleidingen grotendeels fysiek plaatsgevonden; in kleine groepjes zijn klassikale trainingen gegeven, wat een enorme uitdaging was.
Succesvolle implementatie
Kortom, een implementatie als deze vraagt - zeker in tijden van corona - om veel flexibiliteit. Van Werkhoven: "De vaste projectstructuur én flexibiliteit van alle betrokken partijen leiden tot een succesvolle implementatie."
