“Geïntegreerde aanpak essentieel voor |capaciteitsmanagement in RKZ”

​Het Rode Kruis Ziekenhuis (RKZ) in Beverwijk maakt op gebied van capaciteitsmanagement een sterke ontwikkeling door. Het ziekenhuis werkt ruim drie jaar volgens de LEANfilosofie aan een soepel verlopend zorgproces. “Het wordt nu tijd voor de volgende stap”, vertellen Jaap van den Heuvel (voorzitter raad van bestuur), Vincent van Ham (capaciteitsmanager) en Kees Broekman (manager zorg).

Ziekenhuizen hebben een voortdurende uitdaging op het gebied van logistieke planning. Het RKZ vormt hier geen uitzondering op. Drie jaar geleden sloeg het ziekenhuis een LEAN-weg in, wat resulteerde in een virtuele verkeerstoren. Bestuurder Jaap van den Heuvel: “Wij hadden behoefte aan een coördinatie-/sturingspunt dat ervoor zorgt dat de patiënt een optimaal zorgproces doorloopt met een optimale capaciteitsbenutting. Wij zien het namelijk als onze maatschappelijke plicht om niets te verspillen.”

Strak planningssysteem

Vanuit de visie dat kleinere ziekenhuizen wel degelijk bestaansrecht hebben als zij hun logistiek en kosten op orde hebben, heeft het ziekenhuis hun capaciteitsmanager Vincent van Ham de vrije hand gegeven om de logistieke uitdaging van het ziekenhuis handen en voeten te geven. Dat heeft geresulteerd in een ‘vrij strak logistiek planningssysteem voor electieve zorg’, zoals Jaap van den Heuvel het noemt. Vincent van Ham: “Daarbij ligt onze focus op klantgerichte zorg. Wij willen er alles aan doen om te voorkomen dat patiënten op een wachtlijst komen en dat zij ons onnodig moeten bellen om te vragen wanneer ze aan de beurt zijn.”

“Transparantie

is de sleutel tot

succesvolle omslag”

Alle gremia betrokken

Na uitvoerige analyses bleken er grote pieken en dalen te zitten in de werkdruk. Daarop besloot het ziekenhuis het OK-schema te wijzigen. Alle stakeholders zijn betrokken in dit veranderproces en hebben hier hun bijdrage aangeleverd. Manager zorg Kees Broekman: “We hebben alle gremia gerespecteerd op wie deze verandering effect heeft en veelvuldig met de OK-raad en individuele vakgroepen om tafel gezeten om op basis van bezettingscijfers toe te lichten welke meerwaarde de verandering ons kan bieden. We zijn naar iedereen heel transparant geweest en dat is volgens ons de sleutel geweest voor het succes.”

Nieuwe denkwijze

Samen met de artsen zijn ook de planners meegenomen in het nieuwe traject. Kees Broekman: “Via een opleiding hebben wij hen meegenomen in onze nieuwe aanpak en denkwijze. Dat leidde vrij snel tot 6% groei in de klinische bezetting van het ziekenhuis, met dezelfde capaciteit.”

Betrouwbare partner

De ‘verkeerstoren’ keek eerst een week vooruit, daarna twee en toen werd het volgens bestuurder Jaap van den Heuvel tijd om de horizon nog verder te verleggen. “Om ons daarbij te helpen, hebben we goede software en een betrouwbare partner nodig, met wie we op het vlak van capaciteitsmanagement kunnen doorontwikkelen. Wij zijn dan ook heel blij dat onze EPD-leverancier, ChipSoft, het initiatief heeft genomen om capaciteitsmanagement integraal te ondersteunen. Met veel kennis en jarenlange ervaring met zorgprocessen is ChipSoft een ideale partner om hiermee aan de slag te gaan.” Vincent van Ham: “We zijn direct aan de slag gegaan om te onderzoeken hoe we samen tactische oplossingen kunnen ontwikkelen om dertien weken vooruit te plannen.”

Hoge verwachtingen

Jaap van den Heuvel: “Tot nu toe hebben we zelf alle data verzameld en handmatig verwerkt, maar de volgende fase is dat je dit allemaal automatiseert. Daarbij heb ik hoge verwachtingen van HiX. Je hebt hoge wiskunde nodig om te plannen. Daarnaast moet je gevoeligheden uitsluiten, zoals artsen die per se hun patiënten voorrang willen geven ten opzichte van een ander specialisme.”

Vervolg

Geïntegreerde ICT in het EPD speelt volgens alle drie de heren een cruciale rol in hun vervolgstap naar integraal capaciteitsmanagement. Jaap van den Heuvel: “The sky is the limit als je steeds meer capaciteiten kunt koppelen aan die ene order waarmee een patiënt wordt aangemeld voor – pakweg – een galblaasoperatie. Ook in de toekomst, als we meer gaan doen met Artificial Intelligence, is een geïntegreerd systeem essentieel.”

Acute zorg

Waar het RKZ zich met capaciteitsmanagement in eerste instantie richt op de electieve zorg, heeft het ziekenhuis ook veel aandacht voor de acute zorg. Kees Broekman: “Maar daar verwachten we met capaciteitsmanagement niet de grootste voordelen te behalen.” Jaap van den Heuvel: “Je zou hier wel een intelligent systeem voor kunnen gebruiken om prognoses te maken. Als we daar met big data-achtige oplossingen de tijd van het jaar, de dag van de week, het weer, de temperatuur en het feit dat er een evenement is kunnen meenemen, zou dat prachtig zijn.”

“Integratie ook

voor inzet AI essentieel”

Hoe eerder hoe beter

“Als er nu bijvoorbeeld een kermis is in Heemskerk, hebben wij dubbele bezetting op de SEH”, vervolgt Jaap van den Heuvel. “Dat zou je allemaal mee kunnen nemen in je automatisering.” Capaciteitsmanager Vincent van Ham plaatst daar wel een kleine kanttekening bij. “Je moet wel rekening houden met de horizon waarbinnen gegevens bekend worden. Een kermis weet je lang van tevoren, maar het weer misschien pas vijf dagen van tevoren redelijk secuur. Hoe eerder je iets weet, hoe beter je kunt plannen.”

Personeelsinzet koppelen

De grote stip op de horizon is voor het Rode Kruis Ziekenhuis kraakhelder. Kees Broekman: “We zijn nu heel erg gefocust op het optimaal benutten van capaciteit. Straks willen we ook de koppeling maken met de inzet van personeel. Voor mij is het ultieme einddoel dat, als een patiënt zich meldt bij de balie en er besloten is dat die voor OK moet, we via een druk op de knop het traject inplannen, compleet met doorlooptijden en benodigde resources en personeel. Als ik nu iets bestel bij Bol.com, kan ik ook op ieder moment zien waar mijn pakketje zich in het traject bevindt. Onze ambitie is om dit in de zorg ook voor elkaar te krijgen.”

Mooie stappen

Jaap van den Heuvel: “Bol.com is dan een vrij simpel voorbeeld, met één pakketje en één traject, maar je kunt je voorstellen dat je alle capaciteiten één op één – zoals we ook alle modaliteiten één voor één hebben aangehaakt aan een systeem – moet kunnen schedulen vanuit een centraal idee. Dan weet je: iemand gaat voor een bepaalde OK, heeft daarvoor nog die en die onderzoeken en foto’s nodig, na de operatie moeten er minimaal zo veel verpleegkundigen op de afdeling staan, enzovoorts, enzovoort. Dat is nu nog toekomstmuziek, maar door ons capaciteitsmanagement te ondersteunen met HiX, maken we hele mooie en snelle stappen.”