Goede afstemming tussen zorgvraag en zorgaanbod is cruciaal voor zorginstellingen. HiX biedt hiervoor verschillende modules en functionaliteiten op het gebied van strategisch, tactisch en operationeel capaciteitsmanagement. Dit ondersteunen we met advies van consultants die ruime ervaring hebben op het gebied van capaciteitsmanagement.
Strategisch Capaciteitsmanagement in de zorg
De module strategisch capaciteitsmanagement stelt u in staat de capaciteitsplanning te bepalen over een periode van 1 tot 3 jaar. Deze module bestaat momenteel uit twee functionaliteiten die nauw met elkaar verweven zijn.
- Scenariomodel
Het scenariomodel biedt u de mogelijkheid om veranderingen in het aanbod van zorg door te rekenen naar capaciteitsinzet. Denk bijvoorbeeld aan regio afspraken met betrekking tot de concentratie van zorg. Het scenariomodel stelt u in staat om het effect van deze afspraken op de inzet van capaciteit op verschillende afdelingen door te rekenen.
- Jaarplan op basis van productieafspraken
Het jaarplan berekent op basis van afspraken op DBC zorgproduct niveau (intern of met zorgverzekeraars) en capaciteitsprofielen per DBC zorgproduct wat de benodigde capaciteit is. U krijgt hiermee inzicht in de verdeling van deze benodigde capaciteit over verschillende afdelingen zoals de polikliniek, de verpleegafdelingen en de OK. Daarnaast kunt u onderscheid maken in type behandelingen (bijvoorbeeld dag, klinisch of IC opname) en andere specificaties zoals locatie en spoed. De benodigde capaciteit wordt wekelijks inzichtelijk gemaakt op basis van een seizoenspatroon. Om de resultaten bij uw meest recente realiteit aan te laten sluiten is het mogelijk om zelf aanpassingen te doen in de capaciteitsprofielen en de seizoenspatronen.
Tactisch Capaciteitsmanagement in de zorg
De module tactisch capaciteitsmanagement kent momenteel drie functionaliteiten. Deze functionaliteiten stellen u in staat de capaciteitsplanning te bepalen over een periode van 6 weken tot 3 maanden.
- Uitstroom OK-sessierooster
Om de benodigde capaciteit voor de OK te verdelen, speelt het OK-sessierooster een belangrijke rol. De inrichting van het OK sessierooster heeft effect op de momenten dat de snijdende specialismen kunnen opereren, maar ook op de uitstroom naar de verpleegafdelingen. De functionaliteit 'uitstroom OK-sessierooster' helpt u bij het optimaliseren van het OK-sessierooster, waarbij rekening gehouden wordt met het effect op de kliniek.
- Tactisch voorspellen in de zorg
Tactisch voorspellen ondersteunt u bij het voorspellen van de benodigde capaciteit in de polikliniek, de verpleegafdelingen en de OK. De basis voor de voorspelling zijn nieuwe patiënten, patiënten die een behandeling zijn gestart en daarom weer verwacht worden, alsmede patiënten met een reeds geplande afspraak. Naast inzicht in de benodigde capaciteit geeft tactisch voorspellen ook inzicht in de toegangstijd tot de polikliniek en wachttijd tot de operatie, gegeven de huidige inzet van capaciteit. De functionaliteit ondersteunt ook het doorrekenen van de toegangstijd en wachttijd bij het inzetten van meer of minder capaciteit.
- Tactisch roosteren in de zorg
Met behulp van tactisch roosteren kunt u op basis van de verwachte drukte het personeel op de kliniek goed inroosteren. Deze verwachte drukte wordt weergegeven door het geplande aantal patiënten, de berekening van de verwachte spoed en de berekening van de verwachte uitstroom uit de (nog vrije) OK sessies. Voor het berekenen van de verwachte uitstroom wordt gebruik gemaakt van de OK sessierooster optimalisatie functionaliteit. Het verwachte aantal bezette bedden wordt afgezet tegen een ratio verpleegkundige per bezet bed met shift per afdeling (zelf aan te geven). Dit geeft u inzicht in het benodigde aantal verpleegkundigen voor zowel volgende week als 3 maanden vooruit. De tactisch roosteren functionaliteit kunt u dan ook uitstekend gebruiken voor zowel de lange termijn als de korte termijn planning op de kliniek.
Operationeel Capaciteitsmanagement in de zorg
Binnen de module operationeel capaciteitsmanagement, biedt HiX momenteel twee functionaliteiten. Deze functionaliteiten helpen u bij het bepalen van de capaciteitsplanning over een periode van 6 weken tot 1 uur.
- OK Planner
Om een goede OK-planning te realiseren, kunt u tegenwoordig niet zonder inzicht in het effect van de OK-planning op de kliniek. Met de OK Planner krijgt u tijdens het plannen van de OK direct inzichtelijk welk effect dit heeft op de verpleegafdelingen. Zo weet u of er voldoende bedden beschikbaar zijn op de specifieke afdeling en wat de bedbezetting gaat worden. Daarnaast wordt in de OK Planner inzichtelijk gemaakt wat de verwachte spoedbedbezetting gaat zijn, zodat hiervoor bedden vrijgehouden kunnen worden. Ook kunt u door middel van een bezettingsbeleid sturen op de termijn waarop verschillende specialismen aanspraak maken op beschikbare beddencapaciteit. Ten slotte is er een aanvullende rapportage beschikbaar die (indien gewenst) kan worden geopend op een tweede monitor. Hierbij wordt inzicht gegeven in de geplande bedbezetting per specialisme, op de afdelingen die op dat moment tijdens het planningsproces relevant zijn.
- Programmacoördinator
De Programmacoördinator ondersteunt u bij het evalueren, finaliseren en accorderen van de OK planning. Door middel van een grafische weergave van de planning waarin belangrijke stuurinformatie wordt getoond, krijgt u snel in zicht in:
- Hoeveel wijkt de realisatie af van de historische OK planning? Is dit te verklaren?
- Wat is de haalbaarheid van de toekomstige OK planning? Waar zitten mogelijke knelpunten?
Doordat er alleen signaleringen worden getoond wanneer er mogelijke problemen in de (historische) planning zitten, kunt u snel focussen op dat wat belangrijk is.
- Taakgericht sturen op ontslag
Om ervoor te zorgen dat patiënten niet onnodig lang in uw ziekenhuis blijven liggen, biedt HiX de functionaliteit taakgericht sturen op ontslag. Hiermee worden de benodigde activiteiten van verschillende betrokkenen binnen het zorgproces over de tijd in kaart gebracht. Deze zogenoemde stuurtaken geven de betrokkenen inzicht in welke acties voor welke patiënt binnen welke tijdrange uitgevoerd dienen te worden. Hiermee kunt u de logistieke vertragingen in het ontslagproces beperken.
Meer weten?
Met bovengenoemde tools stemt u de zorgvraag en het zorgaanbod in optimaal op elkaar af. Wilt u meer weten over capaciteitsmanagement voor de optimale capaciteitsplanning de zorg?
